ECM – problematika certifikace subjektů odpovědných za údržbu

UPOZORNĚNÍ: Informace zveřejněné na této stránce nejsou oficiálními informacemi Drážního úřadu České republiky. Certifikaci systémů údržby železničních vozidel provádí napříč Evropou celá řada subjektů a následující informace platí obecně, bez ohledu na to, kdo vlastní certifikaci provádí nebo kdo činnost subjektů odpovědných za údržbu kontroluje.

Trocha historie na úvod

Záměr sjednocení pravidel pro údržbu železničních vozidel v rámci Evropy byl z důvodu značných kvalitativních rozdílů v jednotlivých členských státech řešen na evropské úrovni už po roce 2000. První obecná ustanovení lze najít ve „staré“ Směrnici o bezpečnosti železnic 2004/49/ES ze dne 26. dubna 2004. Významné zrychlení příprav zamýšlené certifikace subjektů odpovědných za údržbu však vyvolala konference v Bruselu, konaná 8. září 2009 v návaznosti na tragické vykolejení nákladního vlaku u severoitalského města Viareggio, při které 29. června 2009 zahynulo 32 lidí a řada dalších byla zraněna. Za hlavní příčinu této závažné nehody bylo označeno právě zanedbání údržby zúčastněných nákladních vozů.

Povinnou certifikaci subjektů odpovědných za údržbu (prozatím pouze nákladních vozů) zavedlo Nařízení Komise (EU) č. 445/2011 ze dne 10. května 2011 o systému udělování osvědčení pro subjekty odpovědné za údržbu nákladních vozů a o změně nařízení (ES) č. 653/2007.

V České republice byl první subjekt odpovědný za údržbu certifikován koncem roku 2012.

Co znamená zkratka ECM a co je podstatou?

ECM je anglická zkratka pro subjekt odpovědný za údržbu vozidel – entity in charge of maintenance. V praxi to funguje tak, že každé železniční vozidlo, které je provozováno na veřejné železniční síti, musí být registrováno v národním (NVR) nebo evropském (EVR) registru vozidel. Jedněmi ze základních registračních údajů každého železničního vozidla jsou jeho vlastník, držitel a právě subjekt odpovědný za údržbu (ECM). Ve všech těchto pomyslných kolonkách může být k jednomu vozidlu v registru uveden jeden a tentýž subjekt, ale zrovna tak nejsou výjimkou případy, kdy se všechny tyto položky liší. Vlastníkem vozidla může být například leasingová společnost, držitelem je obvykle dopravce, který vozidlo provozuje a ECM může být třeba firma, která se zaměřuje vyloženě na údržbu vozidel (což ale nemusí být nutně železniční dílny, dokonce taková firma ani nemusí vlastní dílnu mít).

Jak už samotný název „subjekt odpovědný za údržbu“ prozrazuje, je právě ECM tím, kdo ručí za to, že dané vozidlo je provozováno v bezpečném a provozuschopném stavu. Kdyby se například zjistilo, že vozidlo nemá v pořádku dokumentaci k údržbě, že není udržováno v souladu se schválenými plány údržby, nebo by dokonce došlo k nehodě způsobené špatným technickým stavem vozidla, bude právě ECM tím, kdo bude vyšetřován a v horším případě i trestán za pochybení v plnění svých povinností.

ECM je pro všechna železniční vozidla, která má ve správě, povinen zavést tzv. systém údržby (jde o požadavek článku 14, odst. 1 „nové“ směrnice o bezpečnosti 2016/798).

Co se ukrývá pod pojmem „systém údržby“?

Systém údržby tak, jak je definován zmíněnou Směrnicí evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/798 ze dne 11. května 2016 o bezpečnosti železnic, je poměrně obsáhlou soustavou vzájemně provázaných opatření pro oblast údržby. Směrnice k systému údržby uvádí (mírně zjednodušeně) následující:

Subjekt odpovědný za údržbu zajistí, aby vozidla, za jejichž údržbu je odpovědný, byla v bezpečném provozuschopném stavu. Za tímto účelem pro ně zřídí systém údržby a jeho prostřednictvím:

a) zajišťuje, aby byla vozidla udržována v souladu s dokumentací pro údržbu každého vozidla a s platnými požadavky, včetně pravidel pro údržbu a příslušných ustanovení TSI; b) zavádí nezbytné metody hodnocení a posuzování rizik stanovené v CSM (Common Safety Method – společná bezpečnostní metoda, obecně proces řízení rizik), případně je zajistí ve spolupráci s dalšími subjekty; c) zajišťuje, aby jeho subdodavatelé prováděli opatření k usměrňování rizik tím, že použijí CSM pro sledování, a aby tak bylo stanoveno ve smlouvách, které budou sděleny na žádost agentury nebo vnitrostátního bezpečnostního orgánu; d) zajišťuje vysledovatelnost činností údržby.

Členění systému údržby

Směrnice o bezpečnosti 2016/798 dále popisuje čtyři tzv. funkce údržby, ze kterých se systém údržby skládá. Ty se značí dle uvedené směrnice písmeny „a“ – „d“, v některých dokumentech ale také římskými číslicemi „I“ až „IV“. Pro přehlednost tedy v následující citaci uvádím obojí značení:

Systém údržby sestává z těchto funkcí:

a) funkce řízení (I), jejímž účelem je dohlížet na funkce údržby uvedené v písmenech b), c) a d) + tyto funkce koordinovat a zajistit tím bezpečný stav vozidla v železničním systému; b) funkce rozvoje údržby (II), jež spočívá v odpovědnosti za správu dokumentace o údržbě, včetně jejího uspořádání, na základě údajů o konstrukci a provozu a rovněž na základě výkonnosti a využívání zkušeností; c) funkce řízení údržby vozidlového parku (III), jejímž účelem je řídit vyjímání vozidel z provozu za účelem provedení údržby a jejich vracení do provozu po provedení údržby; d) funkce provádění údržby (IV), jejímž účelem je provádět požadovanou technickou údržbu vozidla nebo jeho částí, včetně dokumentace o uvolnění do provozu.

Subjekt odpovědný za údržbu vždy provádí funkci řízení sám, ale funkce b) až d) (tedy II až IV), nebo jejich části, může zadat jiným smluvním stranám, jako jsou např. údržbářské dílny. V souladu s aktuálním dokumentem ERA 1172/003 V1.1Certification scheme for ECM and outsourced maintenance functions under Regulation (EU) 2019/779 se IV. funkce údržby („d“ – provádění údržby, tj. obecně činnost železniční dílny) dále člení do 5 úrovní (tzv. „levelů“) údržby takto:

Všeobecně platí, že první úroveň není prováděna personálem údržby, ale jen provozním personálem vlaku. Proto se v praxi obvykle nebere první úroveň v úvahu.

Princip povinné certifikace

Podstatou dnes už pro všechna železniční vozidla (sloužící na celostátní a regionální dráze) povinné certifikace je prokázání shody zavedeného systému údržby dané společnosti (žadatele) s požadavky podrobně popsanými v Příloze II prováděcího nařízení Komise (EU) 2019/779.

V České republice je jedinou certifikační autoritou pro ECM Drážní úřad, ovšem certifikaci může provést i jakýkoliv jiný k tomuto pověřený či uznaný subjekt ze zahraničí. Vydaná osvědčení jsou platná ve všech zemích Společenství (země EU a do systému dobrovolně zapojené státy mimo EU). Přehled všech autorit, které jsou oprávněné provádět certifikaci systému údržby, najdete v databázi ERADIS.

Každý ECM by měl mít pro každé konkrétní železniční vozidlo zajištěny všechny čtyři výše uvedené funkce údržby (a+b+c+d = celý systém údržby), přičemž některou nebo všechny funkce "b" až "d" může mít zajištěny externím dodavatelem. Sám ovšem jako držitel certifikátu pro funkci řízení "a" (ke každému vozidlu v NVR či EVR se vždy uvádí ten, kdo provádí funkci "a", tj. je držitelem certifikátu ECM) vždy plně odpovídá za to, že každé jednotlivé vozidlo je provozováno v bezpečném stavu. Tj. jinými slovy: každý ECM ("a") musí být schopen buďto svými, nebo dodavatelskými certifikáty pro funkce "b", "c" a "d" pro každé konkrétní vozidlo sestavit kompletní systém údržby. V praxi je vůbec nejběžnějším modelem, že ECM se sám nechá certifikovat pro funkce údržby "a", "b" a "c", protože ale nemá vlastní dílnu pro údržbu, dokazuje např. předložením rámcové smlouvy certifikační autoritě při certifikačním auditu, že má funkci "d" zajištěnou externě (nějakou ideálně certifikovanou železniční opravnou). Běžné taky je, že část funkce "d" (opravy nižších stupňů např. po úroveň 3) si zajišťuje ECM sám, ale pro opravy vyšších stupňů (funkce "d", úrovně 4 až 5) využívá k tomuto certifikované železniční opravny, pokud tedy taková existuje.

Outsourcing celého ECM pro konkrétní vozidlo (vozidla)

3Pokud – ať už z jakéhokoliv důvodu – dospějete k závěru, že zřídit a spravovat pro Vámi provozovaná vozidla systém údržby je příliš náročné (ono to opravdu nějaký čas a úsilí zabere), nebo na to nemáte kapacity (zejména personální), je samozřejmě možné přenechat zajišťování ECM na jiném subjektu. Přehled všech certifikovaných subjektů i s rozsahem jejich oprávnění najdete v databázi ERADIS (je nutné vybrat stát, pro který chcete certifikáty vyhledat a kliknout na Search).
Principiálně to funguje tak, že uzavřete smlouvu s jinou společností, která je pro danou kategorii vozidel (lokomotivy, ucelené jednotky, osobní vozy, nákladní vozy, speciální vozidla a traťové stroje nebo vysokorychlostní vozidla) certifikovaným subjektem odpovědným za údržbu (ECM) a následně požádáte registrační úřad příslušné země o změnu registračních údajů daného vozidla (vozidel) tak, že se jako ECM k tomuto vozidlu (vozidlům) zapíše právě Vámi nasmlouvaný subjekt. Za tímto účelem je ke Standardnímu registračnímu formuláři nutné ještě přiložit buďto originál, nebo úředně ověřenou kopii smlouvy o zajišťování ECM, nebo prostě souhlas Vámi nasmlouvané společnosti, že bude pro tato … Vaše vozidla zajišťovat ECM.
Další náležitosti pak jsou už jen na dohodě mezi Vámi a společností, která bude v praxi ECM pro Vaše vozidla zajišťovat. Předání a správu dokumentace, stanovení odpovědností a definici informačních kanálů pro předávání informací o údržbě vozidla (vozidel) si v každém případě vzájemně smluvně definujte a řádně popište! Vždy je totiž třeba mít na paměti, že právě ECM, uvedený pro každé jednotlivé vozidlo v národním (NVR) či evropském (EVR) registru vozidel, je tím, kdo bude v případě jakékoliv mimořádné události související se stavem a údržbou daného vozidla vyšetřován a případně i trestán za pochybení v plnění svých povinností. A nemusí jít jen o mimořádné události, ale třeba i jen běžná zjištění kontrolních orgánů při výkonech státního dozoru, nebo různé „podněty“ ke stavu vozidel, které jsou (nejčastěji ze závisti nebo v rámci konkurenčního boje) zasílány na národní bezpečnostní úřady. Nejzásadnější věcí při outsourcování ECM je tedy právě nastavení komunikace a povinností mezi oběma smluvními stranami. V praxi se například nesmí stát, že by dopravce dělal na vozidle jakékoliv "pokoutné" opravy či výměny dílů, aniž by o tom oficiální ECM daného vozidla věděl a měl možnost o nich rozhodnout. Rovněž je nepřípustná situace, že když ECM nařídí při dosažení proběhu vozidla do předepsaného stupně údržby jeho odstavení do údržby, že by jej dopravce dále provozoval. V tomto ohledu by měl být smluvní vztah mezi oběma stranami naprosto striktní a porušení těchto ustanovení by mělo vést k okamžitému ukončení smlouvy. ECM pak tuto skutečnost nahlásí registračnímu orgánu a tento do doby registrace nového ECM pro dané vozidlo pozastaví registraci z důvodu neúplnosti registračních údajů (chybí platný ECM vozidla). Vozidlo s pozastavenou registrací samozřejmě nesmí být provozováno!3

Jak probíhá proces od odeslání žádosti po získání certifikátu?

Bez ohledu na to, kdo vlastní certifikaci provádí, postup je v zásadě vždy stejný:
Po obdržení žádostí následuje na straně certifikační autority zběžná kontrola vyplněného Přehledu plnění požadavků Přílohy II prováděcího nařízení Komise (EU) 2019/779 a doložené dokumentace. Po potvrzení úplnosti žádosti (i s přílohami) je dohodnut termín konání certifikačního auditu, který v praxi trvá +/- tři dny (v případě více dílenských pracovišť žadatele se počet dnů adekvátně navyšuje).

Během tohoto auditu se podrobně prochází a diskutují jednotlivé požadavky na systém údržby, kontroluje se, jak je jejich plnění popsáno v interních předpisech žadatele a jak jsou prováděny v praxi. Běžně se také provádí namátkové pohovory se zaměstnanci podílejícími se na činnostech systému údržby, aby se ověřilo, zda znají svou roli v systému, zda mají přístup k dokumentaci pro údržbu a zda znají všechny potřebné procesy pro svou činnost. Pokud má firma žadatele dílnu, kontroluje se i dílna (dostupnost dokumentace dílenským zaměstnancům, používaná měřidla (kalibrace a evidence), bezpečnost práce, používaná zařízení a přístroje, skladování materiálu na dílně a jeho popsání jako prevence záměny, bezpečnostní pokyny pro obsluhu strojů atd.). Dále se kontrolují sklady (vnitřní i vnější skladové plochy) a různá specializovaná pracoviště, zejména pracující s konstrukčními částmi zásadně důležitými pro bezpečnost.

V případě, že má společnost žadatele více dílenských pracovišť, kontrolují se všechny, nebo alespoň větší část z nich. Pokud je některé z dílenských pracovišť vynecháno, jedná se obvykle o takové, které je co do prováděných činností a vybavení podobné některému z již kontrolovaných pracovišť, přičemž dílny nezkontrolované při certifikačním auditu se pak přednostně kontrolují v rámci pravidelných dohledových návštěv (činnost dohledu nad ECM by měla být ze strany certifikační autority vykonávána alespoň jedenkrát ročně).

Z certifikačního auditu je obvykle přímo na místě sepsán protokol se zjištěními auditu, který mj. uvádí zjištěné neshody, popř. doporučení k dalšímu dopracování systému údržby (takto to dělá i DÚ ČR). Některé certifikační autority tento protokol zasílají v řádu jednotek dnů po dokončení auditu. V případě neshod obvykle bývá v protokolu stanoven termín, do kdy mají být zjištěné neshody odstraněny. Žadatel pak odstranění neshod dokládá certifikační autoritě, poté (je-li náprava neshod shledána za dostatečnou) by měla certifikační autorita do 14 dnů zaslat žadateli návrh Zprávy, která shrnuje celý proces certifikace, včetně případného odstranění zjištění a mohou zde být uvedeny i další podstatně informace, které se nevejdou na certifikáty (např. dle jakých předpisů zajišťuje daná společnost údržbu vozidel jednotlivých kategorií).

Po odsouhlasení návrhu Zprávy se pak žadateli spolu se Zprávou předávají i certifikáty. Obvykle bývají dva:

Přehled všech vydaných certifikátů najdete v databázi ERADIS (je nutné vybrat stát, pro který chcete certifikáty vyhledat a kliknout na Search).

Jak se řádně připravit na certifikaci a kdy podat žádost?

Žádost o certifikaci ECM rozhodně nemá smysl podávat, dokud není u žadatele sytém údržby (v případě nově založených firem alespoň teoreticky) vystavěn a řádně popsán. Pro ověření této skutečnosti je vhodné (a stejně i pro vlastní certifikaci nezbytné) si vyplnit tabulku, kde bude podrobně zaznamenáno, jak jsou ve firmě žadatele plněny jednotlivé požadavky Přílohy II prováděcího nařízení Komise (EU) 2019/779. K tomuto je možné využít prázdnou tabulku, která je k dispozici na webu DÚ, ale můžete použít i jakoukoliv vlastní.

Pokud zpracovatel podkladů k žádosti o certifikaci zjistí, že některý požadavek aktuálně není ve firmě naplňován, je nutno vymyslet způsob, jak plnění daného požadavku (je-li samozřejmě pro činnost společnosti relevantní) provádět. A protože systém údržby by v každém případě měl v konečném důsledku vést ke zvýšení bezpečnosti vozidel, která jsou v systému údržby spravována, je žádoucí plnění každého z požadavků nastavit tak, aby to firmě žadatele při její činnosti opravdu k něčemu bylo – tj. nikoliv něco nastavovat jen proto, aby „certifikační autorita byla spokojena“. Ukázku toho, jak konkrétní požadavek zapracovat do interních předpisů, najdete zde.

Teprve až je celý přehled plnění pro žadatele relevantních požadavků řádně vyplněn a všichni zaměstnanci žádající firmy znají svou úlohu v systému údržby i jednotlivé postupy při své práci, nastává ten správný čas na podání žádosti o certifikaci. Mějte na paměti, že od podání žádosti, včetně všech nezbytných podkladů (jde hlavně o všechny interní dokumenty, na které se odkazujete v Přehledu plnění požadavků Přílohy II prováděcího nařízení Komise (EU) 2019/779) může certifikace trvat až 4 měsíce. A tuto lhůtu ještě může prodloužit čas, který budete potřebovat na doložení odstranění případných neshod zjištěných při certifikačním auditu.

Samozřejmě ještě než podáte žádost o certifikaci, vřele doporučuji si pročíst instrukce k certifikaci, které obvykle najdete na webu zvolené certifikační autority. Například v případě českého Drážního úřadu jde o Metodický pokyn na webu DÚ.

2Kompletní popis problematiky certifikace ECM dle prováděcího nařízení Komise (EU) 2019/779 můžete najít v novém Průvodci k certifikaci (v angličtině), který byl na webu ERA v části pro ECM publikován v květnu 20212. 5Na webu slovenského certifikačního orgánu ViaCare můžete nalézt dokonce kvalitní slovenský překlad uvedeného průvodce.5

Pár osobních doporučení k úspěšnému fungování v roli ECM

Být ECMem, který nebude mít problém při certifikačních auditech i každoročních dohledových návštěvách certifikační autority (o případných nehlášených návštěvách Drážního úřadu ani nemluvě) a u kterého bude systém údržby opravdu fungovat a nést své ovoce, není nic jednoduchého. Obzvláště náročné je vybudování celého systému údržby a jeho popsání do interní dokumentace (předpisů) společnosti. Ovšem když už je systém údržby nastaven a všechny jeho procesy si patřičně „sednou“, začne se počáteční (zejména časová) investice vracet a firma se viditelně promění – jakoby „dospěje“. Najednou zmizí nejistota, známá z prvního certifikačního auditu, jak vlastně děláme toto a támhleto, co musíme udělat když... atd. Zmizí chaos a zdánlivě neodstranitelný nepořádek z dílny, zaměstnancům se (alespoň trošku) uvolní ruce a čas, který by jinak marnili nekonečným dohledáváním toho či onoho dokumentu a řešením toho, kdo řeší tuto agendu a kdo už tamtu. Myslím, že když ne všechny, tak určitě většina z téměř padesátky českých firem, které se certifikovanými ECMy staly v uplynulém desetiletí, Vám dosvědčí, že ačkoliv se Vám to na začátku cesty zdá neuvěřitelné a neproniknutelné, systém údržby všechny z nich (ano, někoho i docela bolestivě) posunul o výrazný kus vpřed.

Abyste se i Vy snáze dostali tam, kam je už z titulu podstaty povinnosti fungování v systému údržby žádoucí, předkládám Vám níže pár rad, které Vám mohou pomoci (což ale neznamená, že se jimi musíte řídit; třeba objevíte ještě lepší a efektivnější řešení):

Námět na témata pro provádění interních auditů na systém údržby

Otázka provádění a zejména náplně interních auditů na systém údržby dostává často i zavedené ECMy do rozpaků. Níže si tedy dovoluji předložit návrh okruhů, které lze interním auditem poměrně snadno kontrolovat. Rozhodně neberte výčet níže za úplný nebo dogmatický, jde opravdu jen o vodítko pro Vás, na co konkrétně se zaměřit. Tučně je vždy uvedeno téma (ta lze např. vyjmenovat do Vašeho předpisu k provádění auditů) a za ním následují tipy na otázky, na co se v každém okruhu zaměřit. Rozhodně není nutné každoročně kontrolovat všechny uvedené oblasti, ale ideální by bylo zvládnout všechny projít třeba za 3 nebo 4 audity (tj. každoročně zvládnout třeba právě 3 nebo 4 z těchto témat):

 

Seznam odkazů na související dokumenty (z textu výše)

 

Změny na této stránce od jejího prvního zveřejnění

Níže najdete soupis všech doplnění této stránky od jejího prvního zveřejnění (22.12.2020). Pořadové číslo změny vždy odpovídá odkazu v horním indexu, do kterého je uzavřena doplněná či změněná část textu. Máte tak jistotu, že budete mít vždy přehled o tom, co je zde nového ;-)

  1. S platností od 16.6.2021 mají všcichni ECMové za povinnost sledovat nástroj ERA pro výměnu bezpečnostně-relevantních informací Safety Alert IT tool (SAIT). doplněno 5.2.2021
  2. V květnu 2021 byl na webu ERA v části pro ECM publikován Průvodce certifikací ECM (dostupný jen v angličtině, překlad do češtiny se nepřipravuje). doplněno 27.5.2021
  3. Na základě četných dotazů byla přidána kapitola o kompletním outsourcování ECM pro konkrétní vozidlo (vozidla). doplněno 26.6.2021
  4. Doplněn byl přehled odkazů na externí zdroje k ECM, včetně odkazu na prezentaci o ECM, přednášenou na Setkání s dopravci, pořádaném DÚ dne 8.9.2021. doplněno 9.9.2021
  5. Doplněn odkaz na slovenský překlad Průvodce certifikací ECM certifikačního orgánu ViaCare). doplněno 19.10.2021



Další informace k tématu budou postupně přibývat (třeba i na
          základě právě Vašich dotazů, které můžete vložit do diskuze níže).